线上办公,环创企业用这种方式战“疫”情

2020-02-11 16:24:50 270
疫情爆发以来
不断变化的数字牵动着每个人的心
在防控新冠肺炎疫情的大势之下
不给国家添麻烦是对于这场疫情最好的回应
线上办公,环创企业用这种方式战“疫”情(图1)

近日,环创中心下发了《关于要求做好区域商务楼宇疫情防控 “七务必一倡导”工作的通知》,其中一提倡就是“提倡企业员工在家网上办公、移动办公、弹性办公”。环创区域的慈溪市外贸服务中心、宁波市慈溪进出口控股有限公司、宁波市暴风动漫有限公司等积极响应,开启了「在家办公」新模式。

线上办公,环创企业用这种方式战“疫”情(图2)

那么如何更好地让远程办公的效率更高,让人心更齐?一起看看他们是怎么做的!




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线上办公,团队协作


企业是一种团队协作的工作模式,为保障公司的正常运作,慈溪市外贸服务中心和宁波市慈溪进出口控股有限公司采取线上办公与线下值班的办公模式,确保公司业务审批、用印管理、信保、原产地证、证明书、财务收汇付款正常运行。

线上办公除了在网页端操作,还可以在手机app或者微信小程序上使用,你可以在手机上发布任务。如果你用微信注册,还会在任务到期或有新的变更时收到微信提醒。还可以在团队内部使用,把一个协作账号发给你的客户,让他随时在上面为你团队的工作提出意见,比起在微信群里沟通,效率和可追溯性都能提高不少。




线上办公,环创企业用这种方式战“疫”情(图3)




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保持在线,随时沟通


 因为线上办公的原因,可能会觉得自己和公司同事之间有隔阂,又或在家里会有很多干扰及不习惯的因素,容易让人懈怠,这个时候应该拔通个人语音聊天跟同事聊聊工作,表达自己对团队的关心,从而增进自己与团队成员的关系。

线上办公,环创企业用这种方式战“疫”情(图4)


3

值班期间,及时反馈


 值班人员可以灵活处理,可以在办公室值班,也可以在家中值班,但必须注意查看各部门的微信、QQ通知等信息,并做好产地证打印和发放、来文来函登记、处理及转交转办等工作。原则上,值班人员每天至少到办公室值守工作半天,并每日在群内汇报值班情况。

 参与员工应该设定好自己的工作计划或公司设定的工作计划,定期汇报工作进度。公司ERP系统是一个很好的资源,集成了客户关系、客户需求、项目进度管理等一系列的日常工作,可以好好利用。

 各个团队leader要紧抓任务执行过程及执行结果,有问题的随时视频或者微信、QQ等聊天工具即时跟进、及时沟通解决。




线上办公,环创企业用这种方式战“疫”情(图5)




3

远程互动,协作无间


 为防止远程办公缺少仪式感,需要规定集体的远程互动,大家在视频会议上沟通当天的工作执行情况。

 今天做了什么?明天计划做什么?有没有什么问题或者需要协助?这种定期的晚会就像团队每天工作的仪式感,另外每天的例会尽量让每个成员都简单讲几句,有助于凝结团队,人散心不散。

 在抗击疫情的特殊时刻,每个人都是一簇薪火,我们所能做的,就是以自己的本职工作,为社会贡献自己的光亮。  

 中国加油!

来源:环创中心